スケジュール管理の現状を解説後、ツールを使ったスケジュール管理のコツを解説。
法律事務所を運営している中で事務所内のミーティングや、顧客等との打ち合わせなどスケジュール管理がうまくいかず、管理方法について頭を悩ませている弁護士の方は多いのではないでしょうか。
スケジュール管理を効率的に行う方法にはオフラインでノートなどに書き起こす方法以外にも業務効率化ツールなどを使用したオンラインでの管理方法などもあります。
本記事では、スケジュール管理ツールに着眼したおすすめな管理方法やスケジュール管理のコツなどをご紹介します。
法律事務所におけるスケジュール管理とは
スケジュール管理ツールとは、カレンダーアプリなどを用いて業務上のタスクや予定を管理できるツールです。また、特徴として自分だけのスケジュールだけでなく、登録されたメンバーの予定も同時に確認することができ、組織全体を管轄する必要のあるマネージャークラスの管理者にはマネジメントツールとしても有効的に使用できるツールです。
法律事務所におけるスケジュール管理の現状
実際に法律事務所でのスケジュール管理体制には下記のパターンが多く見受けられます。
・スケジュールは各々が行う
・メンバー間でのスケジュール把握は共有カレンダーで行う
・既存の情報管理システム以外でのスケジュール管理をしている
このように現在の法律事務所ではまだ各々が管理し、また様々なシステムやアプリを使って管理しているのが主流なように思います。これらは全て、cloudbalanceを導入することで格段に業務効率化させることができ、より時間を有意義に本業に充てることが可能になるでしょう。
cloudbalanceでのスケジュール管理方法
アプリポータル画面より確認できます。また、TODOの期限なども追加が可能です。
いつでも追加・編集・確認が何度でも可能
日々の業務の中で、スケジュールが突発的に大きく変更となることや、緊急タスクが追加されることは常にあります。それらをツール上で自由に追加・編集・確認ができなければ意味がありません。
メンバー間での共有が可能
スケジュールをメンバー間で共有できることで、チームのマネジメントだけでなく、業務の見える化にも繋がり、無理なタスク量に追われてしまうことも減ることでしょう。また、社内での打ち合わせ等における会議室等の使用状況も確認できるため、本機能があることで効率よく業務遂行が可能となります。
直近タスクの表示や進捗確認が可能
日々、業務を遂行していく中で直近で完了すべきタスクと長期期間で完了すべきタスクに大きく分かれて管理している方は多いのではないでしょうか。その中で何に優先的に手をつけ、次に何をすれば良いのかを明確にするために、進捗状況の確認は必要でしょう。また、隙間時間に行える比較的軽いタスクを管理できるため時間の使い方も含め、効率を更に向上させることが可能です。
まとめ
本記事では法律事務所におけるスケジュール管理について現状課題やツールを用いた解決方法について紹介しました。クラウドバランスcloudbalanceでは、法律事務所が使いやすい「スケジュール管理」できる機能を兼ね備えたクラウド管理サービスを提供しています。ご興味がございましたら一度お問い合わせください。
cloudbalanceとは
クラウドバランスは、法律事務所で発生する業務をサポートし、事件やタスクを管理するクラウドサービスです。分散していた情報を一元管理することで、法律事務所内の情報をより適切に効率良く扱うことができ、所内の業務がスピーディーになります。