事件(案件)管理は、業務を効率化できるだけでなく、業務上のリスクを回避・軽減したり、業務の改善など、経営・営業を支援する役割を担っています。
事件管理とは
案件には主に、3つの意味があります。
1つ目は「問題になっている事柄」、2つ目は「解決・決定すべき事柄」、3つ目は「訴訟事件」です。
- 問題になっている事柄
- 解決・決定すべき事柄
- 訴訟事件
この内、ビジネスでよく使われるのは、1つ目の「問題になっている事柄」と「解決・決定すべき事柄」です。
問題になっている事柄とは、進行中の取引や開発など、現在取り組んでいる物事のことを指しています。
解決・決定すべき事柄とは、企画段階の事業や、請負会社などで、依頼された仕事、又は求人情報など、今後取り組む物事のことを指しています。
案件管理は、主に現在進行中の案件（問題になっている事柄）を管理することで、営業などの業務を支援します。かつては、帳票などの紙媒体に記入し、管理していましたが、ディジタル化によって現在は、サーバーやパソコンといった、電子媒体によって管理されるようになりました。
案件管理の必要性
組織の規模が大きくなればなるほど、その組織で進める案件は増えていきます。製品・サービスによって、対応範囲も異なったり、取引相手が企業なのか、民間なのかによって、アプローチも変わります。部門をまたいだプロジェクトや、新規事業・事業拡大によって、様々な案件を処理することになります。複数の案件を進めていると、情報がマトリクス状に交差し、複雑化していきます。内容の異なる複数の案件情報を、脳内で処理するのは、現実的ではありません。リスク管理の観点から、業務で、様々なトラブルを、引き起こすリスクが高く、事務所自体の姿勢が問われる問題を招きかねません。
事件管理のメリット
案件管理には「業務の効率化」、「業務改善」、「案件上のリスクの防止」という3つのメリットがあります。
- 業務の効率化
- 業務改善
- 案件上のリスク防止
業務の効率化
多数のメンバーで、同一案件を進める場合、スケジュールの調整も大変になります。案件のスケジュールを管理することで、日程を調整して、発生した業務上の待ち期間を別のタスクに割り当てたり、過密日程を防ぐことで、効率的なワークフローを計画できるようになります。
また、案件情報や、進捗状況を共有することで、部門・メンバー間の情報共有を容易にし、連携を強化することで、プロセスの進行や受け渡しをスムーズに行えます。案件情報を共有しているので、顧客からの問い合わせに対して、即座に対応することも可能になります。
案件管理をすることで、このように、業務の効率性が上がり、大幅に時間を短縮することが期待できます。
業務改善
進捗状況を把握することで、案件の進行上ボトルネックになっているタスクについて、メンバー間で問題を共有し、早期解決に繋げられます。
蓄積された過去の案件の中から、成功事例や、失敗事例の要因、経緯や顧客などを分析・検証することで、次期案件に活用することができます。
クライアント対応においては、成果があがった面談対応の詳細内容や業務プロセスを共有することで、ナレッジマネジメントを行え、事務所全体の顧客対応の質を高められます。
案件管理によって、このように業務プロセスを管理でき、業務の改善を期待できます。
業務上のリスクの防止
案件管理は、スケジュールや、業務プロセスの効率化によって、案件を進める上で重大な、提出期日や、納期の遅延というリスクを防ぐ事に繋がります。
事件情報を共有し、メンバー間の意思を統一することで、認識の違いなどによるミスを減らし、業務の手戻りといったコスト・スケジュールにおける、リスクを減らします。メンバーの進捗状況を把握することによって、業務の透明性が上がり、ガバナンスの強化に繋がります。
この他にも、案件管理によって案件上の不確定要素が無くなり、案件業務でのリスクを防止します。
最後に
今回は、事件管理とその目的、事件管理の重要性について紹介しました。
事件管理は日々の事業活動などにおいて、必要不可欠なプロセスになっています。
業務を効率化するだけでなく、業務上のリスクを防いだり、業務の質を高めて利益の向上にも役立ちます。
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