法律事務所においては、電話のやり取りが多く、クライアントや関係者からの重要な情報を正確に記録することが不可欠です。受電メモを効果的に残すためのツールや方法について以下にまとめました。
- 受電メモの重要性 電話によるコミュニケーションは、クライアントの問題や要望を理解し、それに対応するための基盤です。受電メモは、通話内容や重要な情報を正確に記録することで、将来的な問題を防ぎ、クライアントとの信頼関係を築くための重要な手段です。
- 受電メモの内容 受電メモには以下の情報を含めることが重要です。
- 電話日時および通話時間
- 通話相手の氏名、所属先、連絡先
- 話題の要点や主題
- クライアントの要望や問題
- アドバイスや提案内容
- 次のステップや対応予定
- 受電メモを残すツールと方法：
a. 紙とペン: 最も基本的な方法です。通話中に手書きで情報をメモし、後でデジタル化することができます。しかし、情報の整理や検索が難しいことがあります。
b. エレクトロニック・ノート: タブレットやスマートフォンを使用して、手書きでメモを取ることができます。アプリを利用してメモを整理し、検索することができます。
c. クラウドベースのノート: サービス like Evernote, OneNote, Notion などを使用して、クラウド上で受電メモを取ることができます。どのデバイスからでもアクセス可能で、検索や共有も容易です。
d. 専用の受電メモアプリ: 法律事務所向けの専用アプリやソフトウェアを活用することで、法律関連の情報をより効果的に記録・管理できます。例えば、案件管理システムに統合された受電メモ機能などがあります。
e. 録音と音声認識: 通話全体を録音し、後で音声認識技術を用いてテキスト化する方法もあります。ただし、プライバシーや法的な制約に留意する必要があります。 - 受電メモのベストプラクティス
- 即座に記録: 電話が終了した直後に、通話内容をできるだけ詳細に記録します。記憶が新しいうちに情報を残すことが大切です。
- 要点を抑える: 話題の要点やクライアントの要望を重点的に記録します。冗長な情報よりも、肝心な内容を優先させます。
- 明確な言葉を使用: メモには明確で簡潔な言葉を使用し、誤解を避けるように心掛けます。専門用語や法的な要素は正しく記載します。
- バックアップとセキュリティ: デジタルツールを使用する場合、定期的なバックアップとセキュリティ対策を忘れずに行います。クライアント情報の漏洩を防ぐためにも重要です。
電話の受電メモは、法律事務所においてクライアントとの信頼関係を築くための一翼を担う重要なプロセスです。適切なツールと方法を選択し、効果的な受電メモの実践を行うことで、効率的な業務遂行とクライアント満足度の向上に寄与することができます。
クラウドバランスは案件管理だけでなく受電メモの機能も搭載しています
クラウドバランスは、法律事務所で発生する業務をサポートし、事件やタスクを管理するクラウドサービスです。特に、顧客情報を二重、三重に入力することが多い、誰に連絡したか分からない、外出すると仕事が出来ない、既存のシステムでは、業務に適合しないなどのお悩みを解決するために提供されています。
電話メモの機能では、誰からいつ電話が来たか、折り返しの連絡は必要かなど、細かい項目まで残すことができます。顧客名を入力すれば登録してある案件と紐づけして登録することが可能なため、顧客に関する情報をまとめて確認することができます。
クラウドバランスは事務所ごとに合わせたカスタムが可能で操作も簡単なため、ユーザーから高い評価を得ています。分散していた情報を一元管理することで、法律事務所内の情報をより適切に効率良く扱うことができ、操作方法も簡単なため所内の業務がスピーディーになります。
システムを提供して終わりではなく、システムを導入してからがスタートだと弊社では考えております。導入後には密な打ち合わせをさせて頂き、システムが法律事務所の業務効率化につながる様、修正などを加えます。導入後の方が修正点がでやすいため導入直後は1週間に1回程度、その後の1年間ほどは、月に1.2回ほどの打合せを実施しております。
また、弊社ではシステムを詳しくご紹介するセミナー等も行っています。案件管理システムで働きやすさを改善したいとお考えの場合は、是非クラウドバランスのご利用をご検討ください。