コロナウイルスの影響が大きく、仕事に支障が生じている業界もあります。コロナを殲滅することは可能性として低いため、ウィズコロナを見据えてリモートワークを進めることも1つの対策となるでしょう。
特に士業などの専門家はリモートワーク化を行える業界になるため、導入を真剣に考えてみることができます。リモートワーク化の促進について紹介しましょう。
法律事務所でリモートワークを行うためのポイントとは？
士業や専門家がウィズコロナを考えてリモートワーク化するためにはポイントを把握しておくことが大事です。リモートワーク化するためのポイントは主に、コミュニケーション、資料管理、業務ソフトの導入です。それぞれのポイントを紹介しましょう。
チャットツールを利用する
法律事務所でリモートワーク化を進めるために、チャットツールの使用を検討することができます。チャットツールを導入すると、お客様もスマホやパソコンから連絡することができ、必要な情報もデータ化してツール内に保管しておくことが可能です。
また、面談して話をするときもツール上のビデオ会議を利用するなら、両方とも自宅で面談することができるため移動することなく、その場でコミュニケーションを取ることが可能です。チャットツールは一般的にも普及している為、操作性も難しくなく、導入の障壁も高くありません。
チャット内だと情報が残るので証拠として保管もでき、顧客によってルームも管理できるため、それぞれの日程や情報も管理しやすくなります。リモートワークとして考えてみましょう。
クラウドサービスを利用する
士業の方がリモートワーク化を進めるなら、クラウドサービスの利用も検討すべきです。現物で保管している資料や書類を事務所の中で管理しているなら、保管場所を確保しなくてはならず、膨大な量になることでしょう。
また、必要な資料を事務所で逐一確認するのも時間がかかります。そのため、資料を全てデータ化してクラウドに保存する仕組みを作るなら、事務所ではなく自宅で管理を行えて時間もより節約することが可能です。
使用しているソフトがクラウド化していれば、そのまま移行して保管できますが、対応していない場合はVPN接続できる環境を構築して、外部からリモートコントロールできるようにする必要があります。
そして、自分が使用したいデータをダウンロードして、書類やPDFなどによるデータを保存することで、事務所のパソコンだけでなく自宅でもアクセスして閲覧できるようになります。クラウド化して外部でも書類作成などを行えるように構築してください。
代行業者を利用する
士業の方がリモートワークを進めるなら、代行業者の利用も考えるべきです。リモートワークを進めるためには、ネットワークや連絡手段などの仕組みを構築する必要があり、自分だけでは行えないことも多いです。
特に、クラウドのセキュリティ強化の際は代行を利用することを考えましょう。外部からの攻撃に合うと、重要な書類やデータが流出してしまうことになるため、大きなトラブルになることもあります。セキュリティは専門業者に任せた方が保証もあるため安心できるので、利用を考えてみるべきです。他にも、電話代行サービスなどもあるため、事務所の費用などを考えて依頼してみましょう。
リモートワーク化を進めよう
士業の方でリモートワーク化を進めるためには、いろいろな準備が必要になります。それぞれ事務所の状況によって、取り組み方も変わるはずですが、デジタル化するなら自宅で仕事を行うことも可能です。
cloudbalanceでは、セキュリティ対策もしています。実際に導入頂いている法律事務所様でcloudbalanceを使ってリモートワークを実施している事務所様もございます。
興味がございましたら是非一度お問い合わせください。