新型コロナウイルスの影響により、出社型からリモート型へ働き方がシフトしてきました。その背景で、テレワークならではのトラブルがあります。本記事では実際に起きやすいテレワークのトラブルとそれに対する解決策についてご紹介します。
テレワークで起きるトラブルとは
法律事務所の中では、突然の緊急事態宣言により慣れないテレワークへの移行を余儀なくされた法律事務所もあるのではないでしょうか。実際に法律事務所ならではのテレワーク導入に際し直面する課題をご紹介します。
紙文化が根強くリモートできない業務が多い
現在でも、根強く紙文化が残る法律事務所では、リモート対応できない業務も少なくありません。例えば、提出が必要な訴状であれば、裁判所等から届く郵便物も紙です。勿論返送も紙となります。個々の法律事務所だけがテレワークをはじめとするDX化したところで、業界全体のIT化が進まないため、再度振り出しに戻ってしまう大きな課題もあります。
インターネットへの不安
法律事務所では多くの個人情報を扱います。そのため、クラウド等へのインターネット媒体への保存に対し、まだ抵抗感があります。また、IT業界と違い、完全オフラインで今まで営んできた法律事務所内では、インターネットリテラシーはあまり高くないというのが実情なのです。
クライアントの齟齬が生じる可能性
テレワークの場合、対面での話し合いと違い、全てをヒヤリング仕切れないケースがあることでしょう。また、債務整理案件などでは原則直接の面談が義務付けられています。そのため、完全リモートでは不可能な業務も実際にはあるのです。
テレワークで起きるトラブルに対する解決方法
上記のように、インターネット環境と今まで疎遠の関係にいた法律業界において、突然テレワーク等へシフトすることで多くのトラブルが発生することはわかりきっています。その中で、どのようにすれば課題を解決できるのでしょうか。本段落では上記課題に対する、解決策をご紹介します。
クラウドへ利用・移行する
クラウドとは何か、クラウドの信頼性など、まずはサービスに対する知識を取得するところから入ると良いでしょう。実際にクラウドを解することのメリットを十分に理解してもらえたら、使用しない選択肢はないはずです。どれだけ紙ベースの保存が安心できるとはいえ、書類を保管している事務所へ泥棒が入った際や、メンバーが持ち出してしまった際などのリスクは防止策を設けることができても完全に防ぐことは不可能です。クラウドも同様であり一定の水準まではセキュリティーツールなどで守護することは可能です。ただし一方で、先方様とのやりとりがオフラインのため、自社もオフライン対応を行う必要がある点については拭えきれないのが現状です。
IT研修を受ける
今後、どのような形であれ、人口減少が続く日本ではIT化（DX化）が求められてくるでしょう。その時には知識がある・ないに関わらず組織を存続させるために受け身となり、インターネットのオンライン環境への移行を余儀なくされることでしょう。それであれば一歩早い今の段階からネットリテラシーを身につける研修を受け、最低限の知識を蓄えておくことが先決でしょう。また、ITコンサルティングを実施している企業などもあるため、一度ご相談してみることもおすすめの一つです。
ハイブリット勤務の推奨
ハイブリット勤務とは、テレワークと通常出勤のハイブリット型の働き方として現在注目を受けている働き方の一つです。どうしても対面での打ち合わせが必要な際は、対面で実施し、その他場所を選ばない業務内容をテレワークの際に実施するといった使い分けをすることで効率的に業務遂行が行えでしょう。
まとめ
法律事務でのテレワークで起きるトラブルについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。株式会社FISTBUMPでは法律事務所のIT化やDX化をサポートしております。インターネットに対するご不安な点や、今後の方向性などをご相談したい際には、一度お気軽にご連絡ください。担当者より貴社に最適なご提案を致します。