クラウド型の案件管理システムは、法律事務所の事件処理方法を大きく変えました。案件管理システムをクラウド化することで、法律事務所は業務を合理化し、効率性を高めることができるのです。しかし、クラウド型案件管理システムの導入・運用は複雑であり、法律事務所が円滑に移行するために留意すべき点がいくつかあります。今回は、法律事務所がクラウド案件管理システムを導入・運用する際に考慮すべき重要なポイントについて解説します。
ニーズと予算を検討する
クラウド案件管理システム導入の第一歩は、法律事務所のニーズと予算を検討することです。クラウド型案件管理システムには様々なものがあり、それぞれ機能や料金体系が異なります。法律事務所に最適なシステムを選択するためには、ニーズを評価し、どの程度の費用をかけることができるかを判断することが重要です。必要な機能を備え、かつ予算内に収まる価格のシステムを探しましょう。
データの安全性を確保する
クラウド案件管理システムを導入する場合、データのセキュリティを確保することが重要です。クライアントの機密情報は、常に保護されなければなりません。選択したクラウド案件管理システムが、適切な暗号化とセキュリティ対策を施していることを確認しましょう。保存するデータの種類に応じて、プロバイダーが必要なすべての規制に従っていることを確認します。
スタッフのトレーニング
クラウド案件管理システムを選択したら、その使用方法についてスタッフをトレーニングすることが重要です。スタッフがシステムの特徴や機能に精通していることを確認しましょう。データ入力、レポート、その他の主要な機能についてのトレーニングを行います。システムを立ち上げる前に、スタッフがシステムに慣れていることを確認してください。そうすることで、エラーを最小限に抑え、システムが効果的に使用されていることを確認できます。
システムのテスト
クラウド案件管理システムを立ち上げる前に、徹底的にテストすることが重要です。システムのすべての機能と特徴をテストし、正しく動作していることを確認します。システムのスピードと信頼性をチェックし、データが正しく保存され、取り出されていることを確認します。会社全体に展開する前に、少数のケースでシステムをテストし、期待通りに動作していることを確認します。
システムの監視
クラウド案件管理システムを稼働させたら、定期的にモニターすることが重要です。システムの稼働時間とパフォーマンスに目を配り、会社のニーズを満たしているかどうかを確認します。問題やエラーがないかを確認し、迅速に対処するようにします。定期的な監視は、システムが円滑に稼働し、顧客の機密情報が保護されていることを確認するのに役立ちます。
データのバックアップ
どの法律事務所にとっても、定期的なデータのバックアップは重要です。これは、クラウドベースの案件管理システムでも同じです。災害やその他のデータ損失が発生した場合に備えて、プロバイダーがデータを定期的にバックアップしているかどうかを確認しましょう。さらに、クラウドベースのシステムで何らかの問題が発生した場合でも、データにアクセスできるように、事務所独自のバックアップ計画があることを確認してください。
クラウド案件管理システムの導入と運用は複雑ですが、上記のポイントに従うことで、法律事務所が確実にクラウド案件管理システムを導入し、適切に運用することができるようになるでしょう。
最後に
クラウドバランスは、法律事務所で発生する業務をサポートし、事件やタスクを管理するクラウドサービスです。特に、顧客情報を二重、三重に入力することが多い、誰に連絡したか分からない、外出すると仕事が出来ない、既存のシステムでは、業務に適合しないなどのお悩みを解決するために提供されています。分散していた情報を一元管理することで、法律事務所内の情報をより適切に効率良く扱うことができ、所内の業務がスピーディーになります。例えば、利益相反チェックにかかる時間を短縮することができます。
クラウド案件管理システムで業務の生産性を向上させたいとお考えの場合は、是非クラウドバランスのご利用をご検討ください。