法律事務所における顧客管理と案件管理の事例を以下に述べます。
【顧客管理の事例】 ある法律事務所では、顧客管理を効率的に行うために専用の顧客管理システムを導入しました。このシステムでは、以下のような機能を活用しています。
- 顧客情報の中央集約: 顧客の基本情報（氏名、住所、連絡先など）だけでなく、過去の相談内容や案件履歴も含めて一元管理されています。
- カテゴリ分類: 顧客情報を案件の種類や関連法域などに基づいてカテゴリ分けし、迅速な検索が可能です。これにより、特定の条件を持つ顧客を素早く見つけることができます。
- 通知と連絡: 重要なイベント（裁判日程、締切など）や更新情報に関して、顧客への自動通知機能を備えています。また、顧客とのコミュニケーション記録もシステム上で管理され、チーム全体で透明性を保ちながら対応できます。
- セキュリティ対策: 顧客情報は適切なセキュリティ対策を講じて保護されており、機密情報の漏洩を防ぐ仕組みが確立されています。
【案件管理の事例】 別の法律事務所では、案件管理の効率化を図るために専用の案件管理システムを活用しています。以下にその例を示します。
- 案件ステータスの追跡: 各案件ごとに進行状況が可視化され、担当弁護士やチームメンバーはいつでもどの段階にあるかを把握できます。これにより、タスクの優先順位を適切に設定し、案件の滞留を防ぐことができます。
- タスク管理とアサイン: 案件ごとに必要なタスクがリスト化され、担当者がアサインされます。期限付きでタスクが表示されるため、締切を守ることが容易です。
- ドキュメント管理: 案件に関連する文書や証拠、法的書類などがシステム内で整理され、必要なときに容易にアクセスできます。バージョン管理機能も備わっており、過去の修正履歴も追跡可能です。
- レポート作成: 案件の進捗状況や経過時間、費用などのデータを元に自動的にレポートを生成する機能があり、顧客への報告や内部評価に役立てています。
これらの事例は、法律事務所が顧客管理と案件管理を効果的に行うために導入したシステムの一部を示しています。システムの導入により、情報の整理や共有がスムーズに行え、チーム全体の生産性向上や顧客満足度の向上に寄与しています。
法律事務所専用の管理システム「クラウドバランス」とは？
クラウドバランスは、法律事務所で発生する業務をサポートし、事件やタスクを管理するクラウドサービスです。特に、顧客情報を二重、三重に入力することが多い、誰に連絡したか分からない、外出すると仕事が出来ない、既存のシステムでは、業務に適合しないなどのお悩みを解決するために提供されています。
クラウドバランスは事務所ごとに合わせたカスタムが可能で操作も簡単なため、ユーザーから高い評価を得ています。分散していた情報を一元管理することで、法律事務所内の情報をより適切に効率良く扱うことができ、操作方法も簡単なため所内の業務がスピーディーになります。
システムを提供して終わりではなく、システムを導入してからがスタートだと弊社では考えております。導入後には密な打ち合わせをさせて頂き、システムが法律事務所の業務効率化につながる様、修正などを加えます。導入後の方が修正点がでやすいため導入直後は1週間に1回程度、その後の1年間ほどは、月に1.2回ほどの打合せを実施しております。
また、弊社ではシステムを詳しくご紹介するセミナー等も行っています。案件管理システムで働きやすさを改善したいとお考えの場合は、是非クラウドバランスのご利用をご検討ください。